Tillväxtverket

Enkelt och tydligt att arbeta i projekt

Nu har vi en ny gemensam och enkel process, baserat på PPS, för att arbeta med projekt. Den är beslutad av ledningen och omfattar nya och enkla mallar som ersätter tidigare versioner som funnits.

Alla projekt registreras i den nya projektportföljen. Därför är det obligatoriskt att skriva och besluta om både projektdirektiv och projektplan. Dessutom ska alla projekt registreras i den nya projektportföljen. För att överblicka, följa upp och prioritera bland projekten har vi skapat en organisation med portföljledning och tre portföljforum som rör verksamhetsutveckling, it- eller regeringsuppdrag. Självklart ska vi integrera hållbarhet i alla projekt.

– Det nya arbetssättet ger oss möjlighet att överblicka och prioritera så att vi kan säkra att vi har den genomförandekraft som vi behöver, säger Lena Carlsson.

processbild

____________________________________________________________

Enkla och smarta processer

Den nya processen är en del i området SMART i Utvecklingsresan, där vi ska ha enkla och smarta processer. Detta är extra viktigt i takt med att vi behöver leverera mer på kortare tid och det blir särskilt angeläget hur vi arbetar i projekt.

För att underlätta för alla som deltar i ett projekt ska alla projekt följa en enkel process, med obligatoriska beslutsunderlag och beslutspunkter:

  • Projektdirektiv, där beställaren anger inriktning och tydliggör sina förväntningar.
  • Projektplan, där beställaren och projektledaren kommer överens om vad som ska åstadkommas, när och hur.
  • Dokumenterad överlämning och slutleverans av projektresultaten.
  • Avslutsrapport med fokus på erfarenheter och lärande.

Ett sammanhållet stöd i projektplaneringen

Under året har projektet Ax till limpa arbetat med hur vi förbereder genomförandet av nya regeringsuppdrag. I korthet går det ut på att redan före projektstart, när ett nytt regeringsuppdrag är på väg, erbjuda facilitering, där resursägare och experter samlas för planering inför genomförandet. Planeringen leder fram till ett direktiv för projektet.

En sammanhållen process för hur vi arbetar med projekt skapar också förutsättningar för att integrera prioriterade verksgemensamma frågor. Hållbarhet är en sådan fråga, som nu ingår i de nya mallar och rutiner som ska användas.

En samlad portfölj för tydlig styrning och prioritering

En gemensam process för projekt, gör det också möjligt att styra våra gemensamma resurser på ett bättre sätt. Från och med oktober finns en samlad projektportfölj som innehåller alla myndighetens projekt. Portföljen består av tre delar, it-projekt, regeringsuppdrag och verksamhetsutveckling. För att överblicka, följa upp och prioritera bland projekten etableras nu portföljledning, som leds av Lena Carlsson.

Arbetet kommer att utvärderas löpande. Har du idéer på vad som borde utvecklas? Hör av dig!

Läs mer, och se alla kontaktpersoner i Så arbetar du med projekt.