Tillväxtverket

Samarbete och Office 365-grupper

Office 365 erbjuder flera möjligheter till samarbete.

Med Office 365 kan du samarbeta på flera sätt:

1. Dela information via OneDrive

Du kan dela information som du lagrar i din individuella OneDrive. Du kan dela en fil eller en mapp med personer internt och externt. Vägledningar via vänstermenyn.

2. Office 365-grupper kopplade till avdelningar och enheter

Alla avdelningar och enheter har en Office 365-grupp baserad på Sharepoint. Ägare av dessa samarbetsytor är respektive chef. Mer information om dessa samarbetsytor finns på sidan Navplatser och navigering och i Frågor och svar nedan.

3. Office 365-grupper kopplade till tillfälliga arbetsgrupper

Du kan beställa en Office 365-grupp för arbetsgrupper, projekt och program.

Frågor och svar för ägare och ansvariga för avdelnings- och enhetsgrupper i Office 365:

När ska jag ta itu med min Office 365-grupp?

Till vad använder jag Office 365-gruppen?

  • Lagra information
  • Samarbeta inom avdelningen/enheten. I avdelningsgruppen finns respektive avdelnings och ingående enheters medarbetare med.

Vem äger/ansvarar för gruppen?

Avdelnings- respektive enhetschefen äger Office 365-gruppen. Du som ägare/ansvarig för Office 365-gruppen kan dela ägarskapet med andra på avdelningen/enheten. En Office 365-grupp bör ha minst två ägare.

Finns det olika behörigheter till Office 365-grupperna?

Det finns huvudsakligen två behörighetsnivåer: Ägare och Medlem

Ägaren kan lägga till och bjuda in medlemmar som tillhör andra enheter och avdelningar.

Nyanställda läggs till automatiskt.

Byter du avdelning eller enhet flyttas du automatiskt till den nya avdelningens/enhetens grupp. Ägaren av gruppen på den tidigare avdelningen/enheten tar bort medlemmen manuellt.

Kommer alla åt alla grupper?

Nej, typiskt sett kommer du som medarbetare åt Office 365-grupperna som din enhet och avdelning har. I den grupp som du är medlem i ser du all information.

Det saknas stöd i Office 365 för att utesluta vissa medlemmar i en grupp från tillgång till viss information. Finns det behovet får du beställa en särskild Office 365-grupp.

Finns det stöd för konfidentiella mappar i Office 365?

Nej, i dagsläget finns inget stöd för konfidentiella mappar i din Office 365-grupp.

Om fyra personer från IT samarbetar med en person från Analys och vill dela information, vilka alternativ finns?

  1. En i gruppen kan dela ut en mapp i sin OneDrive.
  2. Ägaren av Office 365 gruppen IT kan bjuda personen från Analys antingen till hela IT eller bara till en mapp.
  3. Beställ en Office 365-grupp.

Vad ska jag tänka på när jag delar information med externa personer?

  1. Undvik att dela ut behörighet till de fasta Office 365-grupperna (enheter, avdelningar, ledningsgrupper) helt och hållet. Avgränsa delningen till en fil eller till en mapp.
    Lägg in i mappens namn att den är delad. Och med vem.
  2. Beställ en Office 365-grupp.
  3. Information som delas med externa kan bli allmän handling.

Hur hanterar jag känslig och sekretessreglerad information?

Den ska inte lagras i en Office 365-grupp. Tänk på att sådan information inte får delas med externa personer eller interna personer som inte är behöriga att ta del av den.

Var sparar vi vad?

Hur ska jag organisera min Office 365-grupp?

Just nu finns ingen bestämd struktur som du måste följa.

På PPS Online finns förslag/mall för mappstruktur i ett projekt.

Hämta mappstruktur för projekt på PPS OnLinelänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Jag har missat introduktionsutbildningen och känner mig överhuvudtaget ganska oinformerad om Office 365. Hur gör jag för att komma på banan?

Ingen fara! Det finns flera möjligheter att komma på det här tåget.

När ska jag lägga upp ett ärende i Public 360?

Även om ditt arbete inte innehåller sekretessreglerad information kan det vara lämpligt att lägga upp arbetet som ett ärende i Public 360, särskilt när informationen senare ska arkiveras.

När det gäller stödärenden hanteras de i Nyps istället.

Ett ärende som utmynnar i ett myndighetsbeslut ska alltid registreras i Public 360 eller Nyps. Det framgår av Tillväxtverkets klassificeringsstruktur vilka ärendetyper som ska diarieföras och arkiveras. 

Läs mer om detta på medarbetarsidorna.länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster

Var arkiverar jag min information?

Du kan inte arkivera information med hjälp av Office 365 (OneDrive, Sharepoint). Tjänsten uppfyller inte de formella kraven för arkivering.

  • Information som ska arkiveras ska läggas in i Public 360 (allmänna ärenden) eller Nyps (stödärenden).
  • Det går bra att lägga in dokument från de vanligaste programmen i Office-paketet genom att klicka på 360-länken högst upp i huvudmenyn. Se Support Online om hur du går tillväga.
  • Tänk också på vad som kan rensas eller gallras när du är klar med frågan som du arbetat med.
  •  Information som lagts i Public 360 och Nyps ska arkiveras i Tillväxtverkets e-arkiv, när det nya e-arkivet är klart.