Tillväxtverket

Möten, workshop och seminarium

Möten handlar om kommunikation och struktur. Här hittar du tips och vägledning för olika typer av arbetsmöten.

Goda råd för ett lyckat och effektivt möte

  • Tänk igenom syftet med mötet. Varför ska du ha mötet? På vilket sätt bidrar mötet till att driva arbetet framåt? Vad vill du ska hända när mötet är över?
  • Bjud in rätt deltagare. Om du inte vet vad du vill uppnå med mötet är det svårt att veta vilka som kan bidra.
  • Gör en agenda. Identifiera de frågor du vill ha besvarade eller genomlysta.
  • Ge gärna deltagarna en chans att förbereda sig. Skicka ut information om syfte, agenda och ev bakgrundsmaterial före mötet.
  • Inled mötet med att tydliggöra och förankra mötets syfte och mål. Anpassa och led sedan mötet utifrån vad ni är överens om. Ha en parkeringsruta för sidospår.
  • Avsluta mötet med att sammanfatta vad ni diskuterat och vilka beslut som tagits och se till att alla vet vad nästa steg är.
  • Se till att deltagarna får dokumentation från mötet, om ni kommit överens om det.

Workshops

En workshop är ett arbetsmöte med ett uttalat syfte och en strukturerad arbetsmetod under handledning. Syftet är ofta att komma upp med idéer inom ett område, skapa klargöranden för en fråga, eller reda ut ett gemensamt problem.

Workshop handlar om att möjliggöra en öppen och inkluderande kommunikation inom en grupp för en särskild fråga. Alla får komma till tals och bidra med kompetens och erfarenhet. I en workshop får gruppen en gemensam bild av nuläget och deltagarna utbyter tankar och idéer med varandra, vilket öppnar upp för att nya tankar inom gruppen. En workshop handlar också om att skapa förankring i ett tidigt skede av ett arbete, och kan ge snabba och tydliga resultat.

En workshop kan vara en snabb övning under några minuter för att samla in idéer, eller pågå en hel dag och gå på djupet i en fråga. Oftast behöver en workshop lite mer planering än ett vanligt möte.

När du ska hålla workshop behöver du tänka igenom syfte, vilka som ska delta, göra en tidsplan, boka en lämplig lokal, och välja en metod för din workshop. Fundera över vad du vill ha ut av workshopen.

På kontoret i Stockholm finns lokalen Omtanken som är särskilt anpassad för workshops, med en mer kreativ möblering och material på plats.

Läs mer om idélabbet Omtanken och olika metoder för workshops.

Konferenser eller andra större möten med externa deltagare

Konferensservice hjälper dig som ska arrangera en konferens eller liknande. Vänd dig alltid till dem för att boka en extern lokal och för att ta fram en digital inbjudan/anmälningsslänk.

Bjud in till ett uppstartsmöte tidigt i planeringen. Bjud alltid in Konferensservice. Vid större/strategiskt viktiga arrangemang – bjud även in en kommunikatör. Rådgör med kommunikationschefen vid behov.

Här finns information för dig som ska arrangera en konferens eller annat större möte med externa deltagare.

Digitala möten

Vi har ett digitalt arbetssätt och digitala möten är en del av vår vardag. Digitala möten kan vara telefonmöten, webbmöten eller videomöten. Bra möten har en tydlig struktur och ett tydligt syfte samt ordning och reda på vem som pratar. Det blir t ex inte bra när mötesdeltagarna talar i munnen på varandra. Därför finns det ett par saker som är extra viktiga att tänka på vid digitala möten.

  • Den som leder mötet har en viktigare roll än vid fysiska möten och måste kunna styra upp såväl teknik som mötesdeltagare, så att mötet blir bra för alla. Ordning och reda är särskilt viktigt när det gäller digitala möten.
  • Den som leder mötet behöver se till att alla deltagare engageras i mötet och ha koll på vilka som har anslutit och inte anslutit till mötet och om någon ”faller ur”.
  • Ovana användare bör kanske testa tekniken innan mötet (gäller webb- eller videomöte).
  • Skicka gärna ut eventuella presentationer före mötet. Det är bra om presentationerna har en tydlig sidnumrering, då kan man hänvisa till sidnummer till deltagare som tittar på en presentation i sin egen dator (t ex vid telefonmöten).
  • Se till att du vet hur du kan få support, om det blir problem med tekniken.

Här hittar du information om hur du kopplar upp videomöten med flera parter via Starleaf, Skype eller telefonmöten.

Allmänna råd för digitala möten i myndigheterlänk till annan webbplats

Tips till dig som mötesdeltagare

Möten är en del av vår vardag och många gånger nödvändiga för arbetsuppgiften. Effektiva möten är ett bra arbetsverktyg, men möten kan också vara tidstjuvar och skapa onödig stress. Därför är det bra att reflektera över vilka möten du deltar på och varför.

Här ges några konkreta tips hur du som mötesdeltagare kan bidra till effektiva möten.

  • Förstå din roll på mötet, varför ska du delta? Om du inte vet varför du ska delta bör du fråga den som kallat dig till mötet vad som förväntas av dig.
  • Förbered dig inför mötet genom att fundera på vad du kan bidra med.
  • Kom i tid och ha mobilen i tyst läge.
  • Var närvarande och delta i mötet, arbeta helst inte med egna uppgifter och mejl samtidigt.
  • Var öppen för andras idéer och synpunkter. Lyssna och låt alla komma till tals.

Mentimeter

Med tjänsten Mentimeter kan du ställa frågor till mötesdeltagarna och samla in svar. Ett bra sätt att skapa interaktivitet på mötet eller konferensen.

Tillväxtverket har har ett företagskonto med licenser för utlån till medarbetare.

Så fungerar Mentimeter

Du behöver ett eget personligt konto (med mejladress @tillvaxtverket.se) på mentimeter.com för att kunna nyttja tjänsten företagskonto. Du kan registrera dig där före eller efter du får licens.

Du lånar en licens genom att kontakta receptionen i Stockholm. Mejla annica.thorner@tillvaxtverket.se. Kom ihåg att ange datum då du ska använda Mentimeter. Är det mer än en vecka kvar till användningstillfället kan det dröja något tills du får tillgång, men du får det minst ett par dagar innan.

Två dagar efter användningstillfället kan din tillgång till företagskonto (Pro Account)  tas bort. Då kan du inte längre lägga in eller presentera med fler än två frågor, eller exportera ut data, men presentationen och datan finns kvar i ditt personliga Mentimeter-konto.

Instruktioner för Mentimeter finns i själva tjänsten.

Frågor?
Besvaras av Malin Osterman Hallare och Jenny Weimerbo vid kommunikationsenheten.

Konferensservice

Konferensservice hjälper dig som ska arrangera en konferens eller liknande. Vänd dig alltid till dem för att boka en extern lokal och för att ta fram en digital inbjudan/anmälningsslänk.